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2006年12月22日掲載

生協業務システムの混乱と問題について

組合員の皆様へお詫びとご報告

　京都・滋賀・奈良３府県にある（京大生協含む）大学生協は、多くの分野で共同事業を行い、事業を支える業務システムも共同の開発と運用を行っています。この業務システムを２００６年９月１日から新しいシステム会社による運用に変更、移行しました。
　京大生協においては、従来からのシステム機能を維持しつつ、運用コスト削減を最大の目的に、今回のシステム移行に対応してきました。
　新システムリリースに際して、当初予期しなかったプログラムエラーが多数発生したこと、未開発機能を多く残したままのリリースとなったこと等々により、９月以降、生協業務に多くの混乱と問題を発生させてきました。

　生協組合員のみなさんの生協店舗・食堂利用に際しては、例えば次のようなご迷惑をおかけすることになりました。
　食堂では新しいＰＯＳレジの操作性の問題から処理スピードが遅くなり、ピーク時間のレジ混雑度を増すことになりました。（このことについては来年度新学期に向けて対策を検討中です。）食堂メニューのカロリー、栄養バランスに誤ったデータが表示され、情報の信頼性が損なわれることになりました。
　生協書籍サークルでは、クレジットカード処理、請求書発行、サークル利用者登録等々の場面でトラブルが相次ぎ、書籍サークルご利用組合員の皆様に多くのご迷惑をおかけすることになりました。京大公費の供給と未収金管理システムにもトラブル発生が続き、京都大学と組合員の皆様に様々なご迷惑をおかけする事態を招きました。システムリリース当初は、店舗から取引先への商品発注機能にも問題が発生し、予定通りの商品や食材の入荷がなく、欠品や食堂メニュー変更などの事態も発生しました。

　システムの混乱は組合員の皆様へのご迷惑だけでなく、プログラムエラーやシステム開発遅れによる幾多の問題のため生協職員の仕事の負荷を大きくしてきました。また、生協経営をデータに基づいて正しく管理していく上でも問題を発生させてきました。

　事態発生以降、京都・滋賀・奈良の大学生協と京大生協は、この数ヶ月間最大限の力を尽くして機能・サービスの維持と事態の復旧をめざしてきました。その結果、本来の機能回復と正常化の実現を果たした部分も作り出してきました。しかし、十分には対応できてこなかった部分もあり、引き続き重要な改善課題を残した状態となっています。

　このため、京大生協独自で運用している３つのサブシステム（公費、書籍サークル、オンラインショッピング）については今回のシステム移行から切り離し、京大生協独自のシステムとして運用することを決定いたしました。（※オンラインショッピングシステムについては、当初10月移行予定でしたが、履行遅延のため移行中止を決定いたしました。）今回移行した新システムの正常化を待つには時間的余裕がないと判断したためです。独自化したシステムは新年１月中旬から運用開始を予定しています。組合員の皆様にはご迷惑のかからないよう最大限の対処をする所存ですが、皆様にもご理解とご協力をお願いする次第です。

　京大生協の独自システム以外の基本システムについても、その正常化に向け、引き続き最大限の努力をしてまいります。京大生協理事会として大学生協京都事業連合理事会に対する“業務システムの速やかな正常化を求める”意見書も提示することにいたしました。京都・滋賀・奈良１９大学生協とともに今後速やかな事態の克服と問題の解決にあたってまいります。

　業務システムの混乱と問題に伴い、組合員の皆様におかけしたご迷惑についてお詫びし、この間の事態の経緯についてご報告といたします。